支払いが確認できない場合に送る「督促状」は、取引継続や契約管理のうえで非常に重要な文書です。
当ページでは、IT保守料・顧問料・納入代金・クラウド保守料金 など、さまざまなシーンで使える 支払い督促状テンプレート4種類を無料公開しています。
文書形式・メール形式の2タイプを収録し、すぐ使える定型文・柔らかい文面・最終督促文を用途別に選べます。
Word形式（.docx）で自由に編集でき、社内規程や取引先状況に合わせてカスタマイズも可能です。
督促状作成のポイントは下記になります。
- 事実を明確に記載（請求日・金額・対象サービス）
- 相手の事情を配慮する一文を入れる（関係悪化を防ぐ）
- 支払い遅延による影響を具体的に書く
- 期限を必ず設定する（可視化が重要）
- 行き違い時の配慮を必ず記述する
- 相談窓口の明記（連絡が取れない事態を防ぐ）
支払いの遅延や未払いが発生した際には、早期に適切な督促を行うことが、取引関係の健全化やリスク管理に欠かせません。
しかし、過度に強い文面は関係悪化を招くこともあり、逆に柔らかすぎる文面では効果が薄れる場合があります。
本ページでは、以下の4種類のテンプレートを用意し、状況や相手企業との関係性に応じて選択できるようにいたしました。
- ITシステム保守料の未払いに関する督促状（文書形式）
- 経営顧問サービスの顧問料督促状（文書形式）
- 業務用什器の納入代金に関する最終督促メール（メール形式）
- クラウド保守サービス料金の最終督促メール（メール形式）
いずれも「誤解を招かない明確な表現」「法的措置に触れる際の適切な書き方」「督促状としての体裁」「実務でよく使われる表現」を反映しています。
すべて商用利用可能、登録不要で無料ダウンロードできます。
中小企業・個人事業主・士業・管理部門の方まで、幅広くご活用いただけます。
ここでは、Wordで作成した下の4種の例文を掲載しています。
- テンプレート1：業務用ITシステム保守料のお支払い督促（文書形式）
遅延状態だが、まだ「関係を維持したい」段階で使う文面です。
強要表現を避けつつ、未払いによる影響を明確に記載し、IT保守サービスに特化した表現を使用しています。
ルーティンの保守契約での支払いが遅れている場合や、一時的な遅延だが早めに対応したい場合などでご利用ください。
- テンプレート2：顧問契約料の支払い督促（文書形式）
顧問サービスの「継続性」「月次業務への影響」を明確にしています。
まだ強すぎない、ビジネスライクな催促文で、引き落とし失敗時にも使いやすい構成になっています。
顧問料が銀行引き落としで未処理な場合や、毎月の業務に支障が出始めている場合などでご利用ください。
- テンプレート3：業務用什器納入代金 最終督促（メール形式）
明確な「最終期限」を設定し、法的措置にも触れる強めの文面です。
メールで即時送信・証跡確保がしやすく、取引停止や損害金請求など、次のステップを明示しています。
すでに1～2回督促している場合、回収遅延が長期化している場合、法的な最終通告に近い強い文面が必要な場合などでご利用ください。
- テンプレート4：クラウド運用保守サービス 最終督促（メール形式）
サービス停止・契約解除などの重大リスクを具体的に記述しています。
ITサービス特有の「監視・バックアップ」の停止を盛り込み効果的で、最終通告として十分な強さになっています。
複数回督促しても連絡がない場合、取引継続が困難になりつつある場合、契約解除・法的措置の検討が始まっている場合などでご利用ください。
支払い期限を明確化したり、支払い方法を追加するなど、Wordで自由にカスタマイズしてご利用ください。
テンプレートは無料です、ダウンロードしすぐに使用できます。
ダウンロードファイルはdocx形式です、そのままでご利用ください。
専用のセキュリティソフトを使用しチェックしています。
関連するテンプレートに「 注文品数量不足の照会文｜メール・書面対応の文例付き」があるのでご利用ください。
A4縦用紙 ITシステム保守料督促状・文書形式
ITインフラ関連サービスの未払い催促。サービス停止の可能性を明記し、事情相談・柔軟対応も記載。
業務用ITシステム保守料のお支払いについて（ご督促）
拝啓 貴社ますますご繁栄のこととお慶び申し上げます。
平素より弊社サービスをご活用いただき、心より御礼申し上げます。
さて、令和〇年〇月分としてご請求させていただきました「業務用ITシステム保守サービス月額利用料」（請求額：〇〇円）につきまして、指定期日が過ぎておりますが、本日時点でご入金の確認が取れておりません。
本サービスは貴社内ITインフラの安定運用に不可欠なものであり、保守契約の継続・迅速な障害対応に必要な費用として、速やかなお支払いをお願い申し上げます。
支払い遅延が続きますと、契約上やむを得ず保守サービスの一時停止や、さらなる手続への移行を検討せざるを得ない場合がございます。
何かご事情がございましたら担当者までご相談いただければ最大限ご配慮いたしますので、お忙しいところ恐縮ですが、至急ご確認のうえご対応賜りますよう重ねてお願い申し上げます。
なお、既にお手続きいただいている場合は、本状との行き違いをお許しください。
ご入金日や金額がわかりました際は、ご一報いただけますと幸いです。
今後とも貴社の円滑な業務運用とご発展を心よりお祈り申し上げます。
敬具
A4縦用紙 顧問契約料督促状・文書形式
経営コンサル顧問料未払い対応。引き落とし不能→業務支援への影響→迅速な入金促進。
顧問契約料のお支払いについて
拝啓 貴社ますますご発展のこととお慶び申し上げます。
平素より弊社コンサルティングサービスをご利用いただき、心より御礼申し上げます。
さて、ご契約いただいております「経営サポート顧問サービス（月額顧問料：○万円）」につきまして、毎月末締め・翌月引き落としにてお手続きいただいておりますが、先月分の引き落としが、残高不足により処理不能となった旨の通知を金融機関より受けております。
弊社では、継続的な経営分析・月次レポートの作成、各種改善提案の準備を進めておりますが、顧問料のご入金が確認できない状況が続きますと、予定している支援業務や分析作業のスケジュールに影響が出てしまう可能性がございます。
大変お手数とは存じますが、本書面到着後、速やかにお支払い状況をご確認いただき、未払い分の顧問料（○万円）のご入金 をお願い申し上げます。
もし、お振込みが完了している場合には、行き違いとなりますため、どうかご容赦ください。
また、社内手続き・ご事情などにより入金が遅れる場合は、今後の対応調整の必要があるため、恐れ入りますが 一度ご連絡いただければ幸いです。
弊社といたしましても、今後も継続して貴社の事業成長に寄与できますよう、引き続き丁寧かつ迅速なサポートを提供する所存でございます。
何卒ご理解とご協力のほど、よろしくお願い申し上げます。
敬具
A4縦用紙 業務用什器納入代金最終督促メール形式
複数回の催促後の最終通告。法的手続・契約解除等の厳格な対応予告付き、責任ある入金要求。
件名：【最終督促】業務用什器納入代金のお支払いについて
〇〇株式会社
経理部 ご担当者様
いつも大変お世話になっております。
株式会社△△ 経理部の□□でございます。
以前ご納品させていただきました「業務用什器（納品書番号：XXXX）」の代金につきまして、これまで複数回ご請求のご案内を差し上げておりますが、本日時点までご入金の確認が取れておりません。
誠に遺憾ながら、本件については〇月〇日（〇）を最終支払い期限とさせていただきます。
万が一、上記期限を過ぎてもご入金またはご連絡がない場合は、大変不本意ではございますが、法的手続きや契約解除、遅延損害金請求等の措置を講じるとともに、未回収金の管理強化・取引条件見直しも進めざるを得ません。
すでにご入金いただいている場合や行き違いがございました際は、ご容赦ください。
また、ご事情がございましたら、必ず期限前にご相談くださいませ。
お忙しいところ恐縮ですが、責任あるご対応を何卒お願い申し上げます。
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署名
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A4縦用紙 クラウド運用保守サービス料最終督促メール形式
サーバー保守・監視サービス未払い対応。サービス停止・契約解除・法的手続き案内まで具体的に明記。
件名：〈最終督促〉クラウド運用保守サービス料金 未払い分について
〇〇株式会社
経理ご担当者様
いつも大変お世話になっております。
株式会社△△の□□でございます。
さて、貴社にご利用いただいております 「クラウド運用保守サービス（年間契約）」 に関する保守料金（未払い分：〇〇円） につきましてご連絡いたします。
本サービスは、サーバー監視・バックアップ管理・セキュリティ更新など、事業運営に必要不可欠な基盤をご提供しているものでございますが、先月分の保守料金につきまして、指定口座からの引き落としが残高不足により不成立となっております。
その後、複数回にわたりメールおよび文書にてお知らせしておりますが、現時点でもご入金の確認が取れておりません。
■ 【最終通告】今後の対応について
誠に遺憾ながら、〇月〇日（〇）を最終的なご入金期限とさせていただきます。
期限までにご入金またはご連絡をいただけない場合、大変不本意ではございますが、以下の措置を進めざるを得ません。
・サーバー保守・監視サービスの停止
・バックアップ運用の停止
・契約の一時停止または解除手続き
・未払い金に関する回収手続き（法的措置を含む）
特に、保守サービス停止後はシステム障害時の復旧対応が行えなくなり、事業運営に重大な影響が及ぶ可能性がございます。
何卒、深くご留意くださいますようお願い申し上げます。
■ ご確認のお願い
すでにお手続きをお済ませの場合は、行き違いとなり大変恐縮ではございますが、念のため 振込日・金額をご連絡いただけますと幸いです。
また、社内手続き等でご事情がある場合は、ご相談を承りますので、必ず期限前にご一報くださいますようお願いいたします。
大変強い内容となり恐縮ではございますが、今後の対応上、必要なご連絡となりますことご理解いただきたく存じます。
何卒、至急のご対応をお願い申し上げます。
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署名
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