納品された商品の数量が注文内容と合わない場合、照会を行う「注文品数量不足の照会文」を掲載しています。
テンプレートは、「コピー用紙の数量不足」「カトラリーセットの一部欠品」「ノベルティ不足」「事務機器不足」など、実際の業務で頻発するシチュエーションを想定し、対応形式別に構成した4種類になります。
照会文は、注文番号や数量、納品書との相違を具体的に示し、出荷確認・追加納入依頼・原因調査の要請まで、取引先に伝えるべき要点を押さえた文例になっています、ぜひご活用ください。
照会文作成のポイントは下記になります。
- 不足内容を正確に記す：注文番号・数量・商品名を明記して混乱を防ぐ
- 責任追及ではなく確認依頼の形にする：「ご確認」「ご対応」など柔らかい表現を使う
- 再発防止への要望を添える：「出荷・検品体制のご確認を」といった穏やかな一文が効果的
- 行き違いへの配慮文を入れる：「すでにご対応済みの場合はご容赦ください」で誠実さを示す
- メールでは件名を明確に：「納品数量不足について」「ご確認のお願い」など検索されやすい件名に
ここでは、Wordで作成した下の4種の例文を掲載しています。
- テンプレート1：A4コピー用紙の不足を報告する正式文書
書面で数量不足を正式に通知するフォーマルな例文で、企業間の取引や文書保存が必要な場合に最適です。
書面形式で「敬具」を用いた伝統的文体で、不足数量・注文番号を明記しています。
出荷段階での確認依頼＋再発防止への要請を記載しています。
- テンプレート2：ステンレス製カトラリーセット不足の照会
日用品・雑貨などの納品確認で使えるビジネス文例で、不足分の追加納入を依頼する自然な表現を採用しています。
数量差異を明確に提示し、丁寧な再納入を依頼しています。
「すでにご発送済みの場合はご容赦ください」の配慮を含む、実務で即使える中間調のフォーマル文になります。
- テンプレート3：イベント用エコバッグの納品不足（メール形式）
社内外の実務メールとして使える、軽めのビジネス調で、「件名」「宛名」を含む実際の送信文体で構成されています。
短く明確な件名で状況が一目で分かる文例です。
不足分の発送または対応方針を柔らかく依頼し、文末の「何卒よろしくお願いいたします」で角を立てない印象になっています。
- テンプレート4：オフィス用品の数量不足確認（実務メール）
LEDランプの不足を例にした、より具体的な照会メールで、購買・営業担当者が日常業務でそのまま使える文面です。
商品名・型番・注文番号を正確に記載し、回答期限を指定してスムーズなやり取りを促進しています。
担当者名・署名を入れた完成度の高いメール例です。
実情に合わせて商品や数量のスケールを変更しご利用ください、そのほか、Wordで自由にカスタマイズしてご利用ください。
テンプレートは無料です、ダウンロードしすぐに使用できます。
ダウンロードファイルはdocx形式です、そのままでご利用ください。
専用のセキュリティソフトを使用しチェックしています。
関連するテンプレートに「注文品未着の抗議文4選｜会社・個人別に使えるWord＆メール例文」があるのでご利用ください。
A4縦用紙 注文書・納品書記載との数量差異に関する正式な注文品数量不足の照会文
500箱中40箱不足していた場合の例。数量確認・原因調査・再発防止を要請する標準書式です。
注文品数量不足に関するご照会
拝啓 貴社ますますご隆盛のこととお喜び申し上げます。
平素より格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、当社が○月○日付にて注文番号A-1234でご手配をお願いしておりました「A4コピー用紙（ホワイト・高白色タイプ）」につきまして、○月○日に確かに納品を受領いたしました。
迅速なご対応をいただきましたこと、誠にありがとうございます。
しかしながら、商品を検品したところ、注文数量500箱のうち、実際の納入数が460箱であり、40箱分が不足していることが判明いたしました。
納品書上では500箱の記載がございましたため、出荷・配送のいずれの段階で数量誤差が生じたのか確認がつかない状況です。
つきましては、至急ご確認のうえ、不足分の40箱につきまして当社宛にご手配くださいますようお願い申し上げます。
また、もし既に残数をご発送いただいております場合には、本書と行き違いとなりました節、何卒ご容赦ください。
あわせて、今後同様の不備が生じないよう、出荷時および納品前の数量確認を徹底賜りますと幸いです。
お忙しい折大変恐縮ではございますが、調査結果および不足分の納品予定日をご一報くださいますようお願い申し上げます。
まずは書面をもちまして、数量不足に関するご照会を申し上げます。
敬具
A4縦用紙 商品の数量不足を確認した正式な注文品数量不足の照会文
300セット中20セット不足。納品書と実際の数量不一致を丁寧に伝えるフォーマルな文体の書簡です。
注文品数量不足のご照会
拝啓 貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、当社が令和〇年〇月〇日付、注文番号【A-123】にてご注文申し上げました「ステンレス製カトラリーセット（24本組）」につきまして、〇月〇日付でご納品をいただき、誠にありがとうございました。
しかしながら、納品物を確認いたしましたところ、注文数量 300セット のうち 280セット のみの納入となっており、20セットが不足している状況でございます。
また、納品書上の記載数量も300セットとなっておりますため、数量の相違がどの段階で生じたのか、確認させていただきたく存じます。
つきましては、誠にお手数をおかけいたしますが、至急ご確認のうえ、不足分20セットの追加納入につきましてご対応を賜れますようお願い申し上げます。
なお、すでにご発送いただいている場合や、在庫・出荷の都合により納期に変更がある場合は、その旨ご一報いただけますと幸いに存じます。
貴社のご多忙中、誠に恐縮ではございますが、今後の出荷・検品体制のご確認を併せてお願い申し上げます。
まずは取り急ぎ、書中をもってご照会申し上げます。
敬具
A4縦用紙 ノベルティなどイベント資材不足を伝えるビジネスメールの注文品数量不足の照会文
1,000枚中50枚不足したケース。件名付きで、メールで不足対応を依頼するシンプルで迅速な文例です。
件名：納品商品の数量不足について（注文番号：A-1234）
宛名
いつもお世話になっております。
株式会社△△の営業企画課、□□と申します。
さて、先日（○月○日）にご納品いただきました「イベント用エコバッグ（注文番号：A-1234）」につきまして、納品確認を行ったところ、1,000枚のご注文に対して実際の納入数が950枚となっており、50枚分が不足していることを確認いたしました。
納品書には1,000枚の記載がございましたため、出荷・配送のどの時点で数量差が生じたのか分からない状況です。
お手数をおかけいたしますが、至急ご確認のうえ、不足分のご発送、または今後の対応方針についてご連絡いただけますでしょうか。
なお、本メールと行き違いで既にご発送いただいている場合には、その旨をお知らせいただけますと幸いです。
お忙しい中誠に恐縮ではございますが、早急なご対応のほど何卒よろしくお願い申し上げます。
A4縦用紙 オフィス備品や機器類の数量不足報告メールの注文品数量不足の照会文
150台中10台不足。納期回答を求める締切を明示し、早期対応を促す丁寧な依頼文に整えています。
件名：ご納品商品の数量不足についてのご確認（注文番号：A-123）
宛名
いつも大変お世話になっております。
株式会社△△産業の購買部、山本でございます。
さて、先日（令和〇年〇月〇日）にご納品いただきました、
「オフィス用LEDデスクランプ（型番：B-456）」につきましてご連絡申し上げます。
弊社発注分（注文番号：A-123）では、合計150台を注文させていただいておりましたが、納品時に確認したところ、実際には140台のみの納入となっており、10台分が不足している状況でございます。
念のため納品書および伝票内容を再確認いたしましたが、記載上は150台のご出荷となっており、数量差異の原因が不明のため、お手数をおかけしますが、出荷時の数量および配送記録のご確認をお願い申し上げます。
もしすでに不足分を別途ご発送いただいている場合や、在庫・運送の都合により納期が変更となっている場合には、その旨をお知らせいただけますと幸いです。
お忙しい中恐縮ではございますが、今後の工程にも関わりますため、ご確認結果を〇月〇日までにご一報いただけますようお願い申し上げます。
何卒よろしくお願いいたします。
