納入品数量不足の回答状｜無料Wordテンプレートとお詫び例文
納入品の数量不足について、原因や不足数、追加納品予定を伝える回答状の無料Wordテンプレート
注文した数量より納入された商品が少ないと取引先から照会を受けた際に使用できる「納入品数量不足の回答状」のWordテンプレートです。
商品や資材などを納品したあと、「注文した数量と合わない」「一部の商品が不足している」と連絡を受けた場合は、受注記録や出荷記録を速やかに確認し、不足が発生した原因と今後の対応を相手へ伝える必要があります。
特に自社の出荷ミスが原因だった場合は、不足数量を認めてお詫びするだけでなく、不足分をいつ、どのような方法で届けるのかを明確にすることが大切です。
このページでは、内容の異なる2種類の回答状を用意しました。
テンプレート1は、ホテルへ納入した客室用アメニティが20セット不足していたケースです。倉庫での出荷ケース数の確認漏れを原因として、不足分を追加発送する内容になっています。
テンプレート2は、観光パンフレット3,000部のうち500部が不足していたケースです。倉庫に1箱が残っていたことを説明し、営業担当者が不足分を直接届ける内容にしています。
どちらもWord形式なので、会社名、商品名、注文数量、不足数量、原因、追加納品日などを実際の取引内容に合わせて編集できます。会員登録不要で無料ダウンロードできます。
納入品数量不足の回答状テンプレートについて
納入品数量不足照会の回答状とは、納品先から「注文数量より納入された数量が少ない」と問い合わせや指摘を受けた際に、調査結果や対応方法を回答するためのビジネス文書です。
たとえば、100個の注文に対して98個しか納品されていなかった場合、まず受注時の数量、出荷伝票、梱包数、在庫数などを確認します。
自社側の出荷ミスであることが判明した場合は、その事実を率直に伝え、不足分をどのように補うのかを回答します。
相手が知りたいのは原因だけではありません。
「不足分はいつ届くのか」「業務や販売に間に合うのか」という点も重要です。そのため、回答状では不足数量と原因だけでなく、追加発送日や到着予定日時まで具体的に伝えると分かりやすくなります。
納品数が不足した場合に最初に確認することは
数量不足の連絡を受けたら、すぐに謝罪文を書くのではなく、まず事実関係を確認します。
確認したいのは、主に次のような項目です。
- 注文書や受注データに記録された数量
- 納品書に記載された数量
- 実際に出荷した数量
- 1箱または1ケースあたりの入り数
- 倉庫に残っている在庫
- 梱包時や積み込み時の記録
- 分納や別送の予定がなかったか
- 配送途中で荷物が分かれていないか
注文数量そのものを誤って受注しているケースもあれば、受注数量は正しくても、梱包や出荷の段階で数量を間違えているケースもあります。
原因によって回答内容が変わるため、記録を確認したうえで文書を作成することが大切です。
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テンプレート1｜客室用アメニティの数量不足への回答
テンプレート1は、ホテルへ納入した客室用アメニティセットが、ご注文の300セットに対して280セットしか納入されていなかったケースです。
不足数量は20セットです。
社内で出荷状況を調査したところ、1ケース20セット入りの商品について、本来15ケースを出荷するところを14ケースとして処理していたことが判明したという設定にしています。
客室用アメニティの納入数量不足について、原因と不足分の追加発送を伝える回答状テンプレート
［ テンプレート1本文 ］
客室用アメニティ納入数量不足についてのご回答
拝復 平素は弊社商品をご愛顧賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、11月6日付にてお問い合わせいただきました、客室用アメニティセット「リーフケアセット」の納入数量不足につきまして、社内で確認いたしましたのでご回答申し上げます。
貴館よりご注文いただきました商品は300セットのところ、実際の納入数が280セットとなっており、20セット不足していることを確認いたしました。ご迷惑をおかけしましたこと、深くお詫び申し上げます。
出荷記録および倉庫内の作業状況を確認いたしましたところ、商品を梱包する際、本来15ケースを出荷すべきところ、担当者が14ケースとして出荷処理を完了していたことが判明いたしました。1ケース20セット入りのため、この確認漏れにより20セットの不足が生じたものです。
不足しております20セットにつきましては、直ちに出荷の手配を行い、本日11月7日付で発送いたしました。明日11月8日の午前中に貴館へお届けする予定です。なお、不足分の送料につきましては、弊社にて負担いたします。
今回の件を受け、出荷時の数量確認について、担当者による確認に加えて別の担当者が出荷伝票と梱包数を照合する手順を徹底し、再発防止に努めてまいります。
貴館には、商品の確認ならびに不足分へのご対応など、お手数をおかけすることとなり、誠に申し訳ございませんでした。
今後このようなことのないよう、商品管理および出荷確認を一層徹底してまいりますので、何卒ご容赦賜りますようお願い申し上げます。
まずは書中をもちまして、納入数量不足についてのご報告とお詫びを申し上げます。
敬具
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テンプレート2｜パンフレット納品部数不足への回答とお詫び
テンプレート2は、観光パンフレット「春の城下町さんぽ」を3,000部注文されたにもかかわらず、2,500部しか納品されていなかったケースです。
不足しているのは500部です。
印刷・製本自体は3,000部すべて完了していましたが、500部ずつ梱包した6箱のうち1箱を倉庫に残したまま、5箱だけを出荷してしまったという内容です。
パンフレットの納品部数不足について、不足数・原因・追加納品予定を伝える回答状テンプレート
［ テンプレート2本文 ］
納品部数不足についてのご回答とお詫び
拝復 平素は格別のご愛顧を賜り、心より御礼申し上げます。
さて、3月8日付のお問い合わせを拝見いたしました。先日納品いたしました観光パンフレット「春の城下町さんぽ」が、ご注文の3,000部に対して500部不足しているとのご指摘をいただき、誠に申し訳ございません。
さっそく社内で確認いたしましたところ、印刷・製本は3,000部すべて完了しておりましたが、500部ずつ梱包した6箱のうち1箱が、出荷の際に倉庫に残ったままになっていたことがわかりました。出荷前に箱数と伝票を照らし合わせる確認が不十分だったことが原因であり、弊社の不手際にほかなりません。
不足分の500部は、明日3月10日の午前10時までに、弊社営業担当の三宅が直接お届けにあがります。春のイベントでの配布を控えたお忙しい時期に、多大なご心配とお手数をおかけしましたことを、重ねてお詫び申し上げます。
今後は、出荷時に担当者2名で箱数と部数を確認する手順を徹底し、同様の誤りを起こさないよう努めてまいります。
まずは取り急ぎ、ご回答とお詫びを申し上げます。今後とも変わらぬお引き立てを賜りますよう、よろしくお願い申し上げます。
敬具
記
・品名：観光パンフレット「春の城下町さんぽ」（A4・三つ折り）
・ご注文数：3,000部（2月20日付 ご注文番号 KP-0220）
・納品済み：2,500部（3月6日納品）
・不足分：500部
・お届け日時：3月10日 午前10時まで
・お問い合わせ先：株式会社〇 営業部（担当：〇〇）TEL XXXX-XX-XXXX
以上
Wordテンプレートのダウンロードについて
納入品の数量不足について照会を受けた場合は、まず注文内容と出荷記録を確認し、注文数量・実際の納入数量・不足数量を正確に把握することが重要です。
自社側のミスが確認できた場合は、原因を説明してお詫びするとともに、不足分をいつ、どのような方法で届けるのかを具体的に伝えます。
今回のWordテンプレートでは、アメニティ商品のケース数を間違えて出荷した例と、印刷物1箱を倉庫に残してしまった例の2種類を用意しています。
単なるお詫び文ではなく、数量の確認結果・不足原因・追加納品・再発防止まで伝えられる回答状として、自社の状況に合わせて編集してご利用ください。
ここで掲載しているテンプレートは、無料でダウンロードしてご利用いただけます。
- 会員登録不要
- Word（.docx）形式
- 自由に編集可能
- 印刷してすぐ使える
- マクロ（VBA）なし
- 個人・法人どちらも利用可能
- 商用利用可能（利用規約の範囲内）
会社名、商品名、注文番号、注文数量、不足数量、追加納品日などを編集するだけで、自社の状況に合わせた「納入品数量不足照会への回答状」として利用できます。
※掲載している文例は一般的なサンプルです。実際の取引内容、契約条件、納品状況などをご確認のうえ、必要に応じて文面を変更してご使用ください。テンプレートは自己責任でご使用ください。
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