自社のミスや不備が発生した場合、迅速・的確に状況説明・謝罪・再発防止策を伝えるビジネス文書「納品に関する詫び状」を4種類掲載しています。
テンプレートは「事実→謝罪→今後の対応→再発防止→ご指示のお願い」という流れで、相手毎の状況・クレームの深刻度合いに応じてメールと書面を選択してください。
文例は、納品遅延・納品商品の不備・納品数の不足・誤納品になります。
Wordで簡単に編集可能で、無料でダウンロードできます、ぜひご利用ください。
ここでは、Wordで作成した下の4種の例文を掲載しています。
「値引き対応」「返品・交換手配」「次回ご注文時の割引」など具体的な、 補償・代替案を追加するなど、Wordで自由にカスタマイズしてください。
テンプレートは無料です、ダウンロードしすぐに使用できます。
ダウンロードファイルはdocx形式です、そのままでご利用ください。
専用のセキュリティソフトを使用しチェックしています。
関連するテンプレートに「不具合のお詫びメールの文例｜文章形式＆箇条書き形式」があるのでご利用ください。
A4縦用紙 納品遅延によるキャンセルへのお詫びメール
件名：納品遅延に関するお詫びと今後の対応について
○○株式会社
○○部 ご担当者様
いつも大変お世話になっております。
株式会社△△ 営業部の□□です。
このたびは、○月○日納品予定となっておりましたご注文品の遅延により、貴社に多大なご迷惑とご不便をおかけしましたこと、心よりお詫び申し上げます。
当社といたしましても納期厳守に向けて社内調整や仕入先との交渉を進めてまいりましたが、想定以上の供給遅延が発生し、結果としてご希望の期日に間に合わせることができませんでした。深く反省いたしております。
すでに○月○日付で、ご注文のキャンセルについて正式なご連絡を頂戴いたしました件、真摯に受け止め、今回のご注文についてはご意向の通り、白紙とさせていただきます。
本件を契機に、社内の仕入・在庫管理体制を見直すとともに、今後はより正確かつ迅速な対応ができるよう、再発防止に全力で取り組んでまいります。
改めて、貴重なお時間とご信頼を損ねてしまったことを深くお詫び申し上げますとともに、今後とも引き続きお取引のご縁をいただけますよう、心よりお願い申し上げます。
なお、後日、担当者より直接ご挨拶とご説明にお伺いさせていただく予定でございます。
まずは、メールにて取り急ぎお詫びとご報告を申し上げます。
何卒よろしくお願い申し上げます。
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署名
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A4縦用紙 納品商品の不備に対する謝罪文書
日付
宛名
差出人
納品商品の不備に関するお詫びとご対応のお願い
拝啓 貴社ますますご繁栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、このたびは弊社より納品いたしました商品の一部に汚損があったとのご連絡をいただき、大変ご迷惑をおかけしましたこと、心より深くお詫び申し上げます。
弊社では品質管理に万全を期してまいりましたが、今回このような事態が発生し、貴社のご信頼を損ねることとなりましたことを、重ねてお詫び申し上げます。今後は再発防止のため、社内チェック体制を一層強化してまいります。
また、今回納品分につきましては、ご使用いただける場合は恐縮ですが総額の10％をお値引きさせていただきます。
もしご返送をご希望の場合には、規格に合致した商品を新たに再納品させていただきたく存じます。返送料はこちらで負担いたしますので、着払いにてお送りいただけますと幸いです。
お手数をおかけいたしますが、上記いずれのご対応をご希望かご指示くださいますようお願い申し上げます。
本件につきましては、改めて担当者がご説明に伺う予定でございますが、まずは書面にてお詫びとお願いを申し上げます。
今後とも変わらぬご厚情を賜りますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。
敬具
A4縦用紙 納品数の不足に関するお詫びメール
件名：納品商品不足のお詫びと再送のご案内
○○株式会社
○○部 ご担当者様
いつも大変お世話になっております。
株式会社△△の□□です。
このたび、○月○日に納品させていただきましたご注文品につきまして、「3台不足している」とのご連絡を頂戴し、誠に申し訳ございません。まずはご不便・ご心配をおかけしましたこと、心よりお詫び申し上げます。
社内出荷記録をすぐに確認いたしましたところ、ご注文通りの数量（合計○台）を確かに出荷した記録が残っておりました。そのため、現在は運送会社にも詳細調査を依頼し、輸送中のトラブルの可能性を含め原因を確認しているところでございます。
なお、不足分の3台につきましては、対応を最優先とし、本日中に再発送の手配を完了いたしました。明日○月○日中にはお手元にお届けできる見込みですので、到着次第、ご確認いただけますようお願い申し上げます。
原因が判明次第、改めてご報告を差し上げますが、まずはこのたびの不手際によりご迷惑をおかけしましたことを重ねて深くお詫び申し上げます。
今後このようなことがないよう、出荷・配送体制の再確認と改善に努めてまいります。
何卒ご容赦のほど、よろしくお願い申し上げます。
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署名
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A4縦用紙 誤納品に対する再送・対応のお詫び文書
日付
宛名
差出人
納品ミスに関するお詫びと正規商品の再送について
（オフィスチェアご注文分）
拝啓 貴社ますますご発展のこととお慶び申し上げます。
平素より格別のご愛顧を賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、○月○日に納品いたしました「オフィスチェア」につきまして、誤ってご注文内容と異なる商品をお届けしてしまい、貴社に多大なるご迷惑・ご不便をおかけしましたこと、心より深くお詫び申し上げます。
本件につきましては、貴社からご指摘をいただいた後、すぐに正規ご注文品である「エルゴノミックオフィスチェア 型番ABC123」を再発送いたしました。お手数をおかけいたしますが、お受け取り後、内容をご確認いただきますようお願い申し上げます。
また、今回の誤配送の原因を社内にて精査いたしましたところ、注文書記載の商品番号を担当者が誤って読み取り、異なる型番の商品「スタンダードデスクチェア 型番XYZ100」を発送してしまった単純なミスであることが判明いたしました。
このような初歩的な誤りにより、貴社のご信頼を損ねることになりましたこと、改めてお詫びいたします。
今後は同様のミスが再発しないよう、発注内容と出荷品のチェック体制を強化し、全社的な確認プロセスの見直しを徹底いたしました。
ご多用の中ご迷惑をおかけしましたこと、重ねてお詫び申し上げます。何卒このたびの不手際につきまして、ご寛容賜りますとともに、引き続き変わらぬご指導ご鞭撻を賜りますよう、お願い申し上げます。
敬具
