不具合が発生した場合、顧客に内容と状況を説明する、誠実な内容のお詫びメールの文例です。
宛先・不具合内容・署名を修正すれば、すぐに送信できる一般的なシステム不具合の文例になっています。
迅速に正確な内容を伝えることができる、このテンプレートを是非ご利用ください。
ここでは、Wordで作成した下の2種類を掲載しています。
説明のための画像を挿入するなど、Wordで自由にカスタマイズしてください。
テンプレートは無料です、ダウンロードしすぐに使用できます、一度お試しください。
ダウンロードファイルはdocx形式です、そのままでご利用ください。
専用のセキュリティソフトを使用しチェックしています。
関連するテンプレートに「顧客クレーム対策書」があるのでご利用ください。
A4縦用紙 不具合のお詫びメール 文例1 文章形式
件名：操作ミスによるシステム不具合のお詫び
株式会社WWWWW
山田 課長様
平素より格別のご愛顧を賜り、厚く御礼申し上げます。
この度、弊社システムにおいて、操作ミスに起因する不具合が発生し、お客様に多大なるご不便とご迷惑をおかけしましたこと、深くお詫び申し上げます。本問題は、〇年〇月〇日 〇時〇分頃に発生し、現在は復旧しております。
お客様にはご不便をおかけしましたこと、改めてお詫び申し上げるとともに、システムは正常に稼働していることをご報告いたします。再発防止に向けた対策を講じており、今後同様の事態が発生しないよう努めてまいります。
何かご不明な点やご質問がございましたら、以下の連絡先までお問い合わせいただけますようお願い申し上げます。
【お問い合わせ先】
メールアドレス:
電話番号: （受付時間: 平日9:00～18:00）
今後とも弊社サービスをご愛顧賜りますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。
[署名]
A4縦用紙 不具合のお詫びメール 文例2 箇条書き形式
1ページ目
2ページ目
件名：【お詫び】操作ミスによるシステム不具合発生と復旧のご報告
株式会社WWWWW
山田 課長様
平素より弊社サービスをご利用いただき、誠にありがとうございます。
このたび、弊社スタッフの操作ミスにより、以下のシステム不具合が発生しましたことを深くお詫び申し上げます。
■ 不具合内容
・発生日時: 〇年〇月〇日 〇時〇分 ～ 〇年〇月〇日 〇時〇分
・影響範囲: 一部のお客様が〇機能を利用できない状況
・原因: システム設定の変更作業において、誤った操作が行われたため不具合が発生しました。
■ 現在の状況
現在、問題はすべて解消され、通常通りサービスをご利用いただける状態です。
なお、本不具合によりお客様のデータやセキュリティに影響がないことを確認しております。
■ 再発防止策
同様の事態を防ぐため、以下の再発防止策を講じます：
1.操作手順の見直しおよび改善。
2.担当者への再教育と研修の実施。
3.作業時の確認プロセスを強化し、二重確認体制を導入。
■ お問い合わせ窓口
本件に関してご不明な点がございましたら、下記の窓口までお問い合わせください：
メールアドレス:
電話番号: （受付時間: 平日9:00～18:00）
お客様に多大なるご迷惑をおかけしましたことを改めてお詫び申し上げます。
今後とも、より一層安心してご利用いただけるサービスの提供に努めてまいりますので、何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。
[署名]
