納期遅延が発生した場合、取引先に誠意を示しお詫びする「納期遅延のお詫び文例」を掲載しています。
テンプレートは、部品調達遅延・品質不良・工場システム障害・通関遅延など、遅延原因に応じた4種類の文例になっています。
すべてWordで編集でき、実務ですぐに活用いただけます、ぜひご利用ください。
ここでは、Wordで作成した下の4種の文例を掲載しています。
- テンプレート1：部品供給遅延が原因の場合（一般的なお詫び状）
誠意を持った原因説明と改善策提示で、相手の納得感を得やすいタイプの文例です。
多くの製造業で発生しうる典型的な事例の「部品の供給遅延」により製造が間に合わなかったケースに対応しています。
遅延原因を「供給遅延」と具体的に明記、「代替部品の確保」や「生産ライン改善」など対策を提示、信頼回復に向けた姿勢を強調している点がポイントです。
- テンプレート2：品質検査で不具合が発生した場合
信頼維持のために「品質第一」を前面に出した文例として効果的です。
「品質基準を満たさない部材が発見されたケース」に対応しています。
誠実な姿勢を示すために「安全性・信頼性を優先したため遅延した」と説明しているのが特徴です。
「出荷直前に問題発覚」と書くことで不可抗力性を伝えられる、「全数再検査」や「仕入れ先の変更」といった具体的対処を表明、「再発防止策」を3点列挙し、企業の改善姿勢を強調している点がポイントです。
- テンプレート3：システム障害や工場トラブルが原因の場合
信頼回復を最重視する内容で、突発的な工場トラブルの事例に最適な文例です。
「工場内でのシステム障害による遅延ケース」に対応しています。
突発的なトラブルが前提であるため、技術的要因と復旧努力を丁寧に説明しています。
「直前に障害発生」と経緯を明記、「専門技術者による再点検」「他工場で代替生産」といった対応策を提示、納期のリスケジュールを明示し、誠意ある挽回姿勢を示している点がポイントです。
- テンプレート4：輸送・物流遅延が原因の場合
「国際物流・通関手続きの遅れ」による遅延ケースに対応しています。
海外生産が関わる企業にとって頻出するトラブル内容になっています。
物流トラブルのケースでは「今後の改善」を強調することが、相手の信頼回復に大きくつながります。
「通関手続きの遅延」など、輸送特有の原因を具体的に記載、商品が既に国内に到着していることを伝え、安心感を与える、「複数輸送ルートの確保」「監視システムの導入」など具体的な再発防止策を提示している点がポイントです。
運送会社名や送り状番号を追加するなど、Wordで自由にカスタマイズしてご利用ください。
テンプレートは無料です、ダウンロードしすぐに使用できます。
ダウンロードファイルはdocx形式です、そのままでご利用ください。
専用のセキュリティソフトを使用しチェックしています。
関連するテンプレートに「 出荷通知・着荷通知｜文書形式とメール形式、すぐに使用できる」があるのでご利用ください。
A4縦用紙 部品調達が原因の納期遅延のお詫び文
納期遅延のお詫び
拝啓 立春の候、貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
平素は格別のご愛顧を賜り、誠にありがとうございます。
このたびは、令和〇年〇月〇日付の貴社ご注文品「業務用多機能コピー機（型番：MX-500）」の納期遅延につきまして、多大なるご迷惑をおかけし、心より深くお詫び申し上げます。
当初の納期に間に合わせるべく努力を重ねておりましたが、製造過程における主要部品の供給遅延が発生したため、出荷もと大幅な遅れが生じてしまいました。
このような不手際は企業としてあってはならず、貴社の業務運営に支障を来たしましたことを重く受け止めております。
現在、納期の再調整とともに、代替部品の確保および生産ラインの稼働率向上に全力を注いでおります。
新たな納品日は〇月〇日を予定しており、全力で前倒しを目指す所存です。
また、このたびの遅延について、速やかにご報告・ご連絡が行き届かなかったことも大変申し訳なく、以後改善すべく社内体制の見直しも進めております。
今後は、再発防止のため仕入れ管理体制及び製造管理の一層の強化に努め、貴社の信頼回復に全社をあげて取り組んでまいります。
まずは書中をもちまして、ご注文品の納期遅延につき深くお詫び申し上げます。何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。
敬具
A4縦用紙 品質基準未達による納期遅延のお詫び文
納期遅延のお詫び
拝復 厳寒の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご厚情を賜り、誠にありがとうございます。
さて、このたびは、令和〇年〇月〇日付にてご注文賜りました商品につきまして、当初お約束しておりました納期にお届けできず、御社よりご催促を頂戴する事態となりましたこと、心より深くお詫び申し上げます。
今回の遅延は、製造工場における一部主要部品の調達が不安定となり、納品直前に品質基準を満たさない部材が判明したため、急遽仕入れ先を変更して再手配を行ったことによるものでございます。安全性および信頼性を最優先と判断し、全数を再検査・調整いたしました結果、出荷準備が予定より遅れることとなってしまいました。
本来であれば遅延が見込まれた時点で速やかにご連絡を差し上げるべきところ、弊社の対応が後手に回り、御社にご心配とご不便をおかけしましたことは、重ねて痛恨の極みでございます。
なお、ご注文品は本日〇月〇日付にて御社宛に発送を完了いたしました。お手元に届きました際には、恐れ入りますがご検収を賜りますようお願い申し上げます。
今回の不始末を厳粛に受け止め、再発防止に向けて以下の対策を実施してまいります。
1.部材調達ルートの複数化による安定供給体制の構築
2.出荷前検査の工程強化と報告体制の見直し
3.遅延発生時の迅速な情報共有体制の徹底
今後は納期遵守を最優先課題とし、御社の信頼を損なうことのないよう、社員一同一層の努力を重ねてまいる所存でございます。
改めまして、このたびの不手際により御社に多大なご迷惑をおかけしましたことを深くお詫び申し上げます。
まずは取り急ぎ、書中をもちましてお詫びとご報告を申し上げます。
敬具
A4縦用紙 工場システム障害が原因の納期遅延のお詫び文
納期遅延のお詫び
拝啓 新涼の候、貴社ますますご隆盛のこととお慶び申し上げます。
平素より格別のお引き立てを賜り、深く感謝申し上げます。
さて、このたびは令和〇年〇月〇日付でご注文いただいた「業務用ラベルプリンター（型番：LP-700）」の納品が大幅に遅延し、貴社の業務ご予定に多大なるご迷惑、ご不便をおかけしましたこと、心より深くお詫び申し上げます。
本来であればご指定納期に確実にお届けすべきところ、今回の遅延は直前に工場で発生したシステム障害により、生産ラインが一時完全に停止する事態となったことが主な原因でございます。この障害は、ごく短時間で収束するとの見込みでおりましたが、復旧作業時に予想外のシステム不整合が判明し、その後の再稼働にも相当な時間を要してしまいました。加えて、工程停止中の作業調整や材料手配も重複し、結果として全体工程に影響が及んだ次第でございます。
当初は直ちに詳細な復旧見込みをご報告すべきであったにもかかわらず、ご連絡が後手に回ってしまいました点についても、重ねてお詫び申し上げます。
現在は、専門技術者による徹底的な再点検とシステム保守体制の強化を図り、再発防止に向けた全社的な管理工程の見直しも進めております。また、納期短縮へ向けて他工場での一部生産を開始するなど、挽回策にも最大限努めているところです。
新たな納品予定日は〇月〇日で調整しており、可能な限り前倒しを目指して作業を進めております。納品後の検収や現場でのお困りごとにも、専任担当が即応いたしますので、何なりとご相談ください。
今後二度とこのような不手際を繰り返さぬよう管理運営と連絡体制を徹底し、信頼回復に全力を尽くす所存です。このたびは見通しが不明瞭な状況下で多大なご心配とご迷惑をおかけしましたことを、改めて心よりお詫び申し上げます。
まずは書中にて、深くお詫びとご報告を申し上げます。
敬具
A4縦用紙 通関遅延・国際物流トラブルが原因の納期遅延のお詫び文
納期遅延のお詫び
拝復 厳冬の候、貴社ますますご隆盛のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、このたび令和〇年〇月〇日付にてご注文いただきました商品につきまして、当初ご案内しておりました納期にお届けできず、御社に多大なご迷惑をおかけしておりますこと、心より深くお詫び申し上げます。
今回の遅延の主たる原因は、輸送過程における通関手続きの予期せぬ遅延によるものでございます。海外工場より出荷済みの商品が港湾で一時的に留め置かれ、必要な検査および追加書類の提出を求められたため、予定通りの輸送スケジュールを大幅に超過する結果となりました。通常であれば余裕を持った輸送計画を立てておりますが、今回に限り想定外の国際物流上の問題が発生し、弊社のリスク管理が不十分であったことを痛感しております。
本来であれば、こうした事態が生じた時点で直ちに御社へ詳細をご説明すべきところ、社内連絡と調整に時間を要した結果、ご催促をいただいて初めての正式なご報告となってしまいました。この対応の遅れもまた、弊社の不手際であり、重ねて深くお詫び申し上げます。
なお、ご注文品はすでに通関処理を完了し、現在国内倉庫へ搬入済みでございます。最終検品を経て〇月〇日に出荷し、〇月〇日には御社にお届けできる見込みでございます。
今回の不手際を厳粛に受け止め、再発防止に向けて以下の対策を講じてまいります。
1.国際物流における複数の輸送ルート・通関業者の確保
2.輸送進捗をリアルタイムで共有できる監視システムの導入
3.納期遅延の恐れが生じた際の即時通報体制の強化
御社との長年にわたる信頼関係を損なうことのないよう、今後は一層の注意と誠意をもって対応してまいりますので、何卒ご寛容賜りますようお願い申し上げます。
改めまして、このたびの件で御社に多大なるご迷惑とご不便をおかけしましたことを心よりお詫び申し上げます。
まずは略儀ながら、書中をもちまして深甚なるお詫びとご報告を申し上げます。
敬具
